Kako voditi ESS in preživeti?

V mladinskem sektorju smo pričakali nov razpis ESS, tako imenovane »ostanke«, ki jih niso počrpale velike ESS mreže. ESS-jev, ki prihajajo z novo finančno perspektivo 2014–2020, pa se veseli tudi celoten NVO sekto, kjer je tudi udarila kriza. Danes varčujejo vsi, od države do podjetnikov in malih donatorjev. Prepričan sem, da bo za marsikatero nevladno ali mladinsko organizacijo ESS rešilna bilka, s katero se bodo pretolkli skozi naslednjih nekaj let. Seveda pa ni vse zlato, kar se sveti. ESS pomeni tudi goro administracije, čudovit in nadvse učinkovit sistem za vnašanje podatkov ISARR in občasne kontrole na kraju samem. Na Društvu mladinski ceh smo do sedaj bolj ali manj uspešno sodelovali oziroma izpeljali že tri ESS projekte in na podlagi izkušenj zapisujem nekaj priporočil, kako voditi ESS projekt in preživeti.

V finančnem načrtu predvidite čim bolj podobne zahtevke. V projektih, v katerih smo sodelovali, se je izkazalo, da je imel najmanj težav s poročanjem in črpanjem sredstev tisti partner, ki je skoraj vedno oddajal enake stroške. In to ne glede na to, kakšen je bil realen prispevek partnerja k izvedbi in kakovosti projekta. Tudi če ste v projektni prijavi predvideli nekaj izrednih in neobičajnih stroškov, vam predlagamo, da pred dejanskim nastankom teh stroškov še enkrat preverite, ali bodo prišli »skozi« in na kakšen način jih boste lahko uveljavljali.

Partnerji. S kom prijavljate projekt in kakšen bo prispevek partnerjev k projektu? Kdo in koliko delovnega časa bo porabil pri projektu? Kdo bo opravljal katere zadolžitve, kakšna pooblastila ima vodja projekta in za katere odločitve je potrebno soglasje izvršnih odborov organizacij? Dobro dogovorjen partnerski sporazum je osnova za delovanje in zadovoljstvo partnerjev med projektom.

Razmislite, kaj prijavljate. Vzemite si čas za načrtovanje in dobro premislite, kakšen program ali projekt prijavljate. Kakšni bodo kazalniki in s katerimi aktivnostmi jih boste dosegli? Po naših izkušnjah je med projektom tako rekoč nemogoče spreminjati kazalnike. Malo lažje se spremeni ali preoblikuje aktivnosti (in posledično tudi finančni načrt), vendar pa je tudi tu precej omejitev, vsaka sprememba pa zahteva tudi precej administracije..

Ugotovite, kdo je pristojen za kaj. Vsak ESS projekt ima svojega skrbnika pogodbe na ministrstvu. Toda pri nas je tako, da vsebino nadzira ena služba, finance druga (po možnosti še z drugega ministrstva), in nam se je predvsem pri težjih in kompleksnejših zadevah pogosto dogajalo, da skrbnik pogodbe preprosto ni imel dovolj informacij, pooblastil ali pristojnosti. Včasih je bilo preprosto lažje, če smo govorili neposredno z nekom iz finančne kontrole, kot če smo to počeli prek skrbnika.

Zgradite partnerski odnos s financerjem. Povabite skrbnika pogodbe na večje dogodke ali na obisk v svoje prostore. Bodite prijateljski in (do neke mere) prilagodljivi. Udeležujte se različnih delavnic in posvetov, ki jih organizira financer.

Vedno zahtevajte zapis dogovorjenega. Sestanek s kontrolorji, obisk skrbnika pri vas ali telefonski pogovor je super zadeva. Toda kljub temu VEDNO zahtevajte zapis dogovorjenega. Torej tudi če vam skrbnik pogodbe v telefonskem pogovoru razloži npr. celoten postopek oddaje poročila, zahtevajte, da vam odgovor posreduje tudi prek e-pošte. Predstavljajte si situacijo, ko je vaš zahtevek zavrnjen, vi pa ste delovali v skladu z ustnimi navodili skrbnika pogodbe. Znajdete se v »rekla – kazala« situaciji in kaj mislite, v čigav prid bo razsodila »neodvisna« kontrola z ministrstva?

Razlagajte, osvetljujte in pojasnjujte. Predvsem v komunikaciji z financerjem. Pogosto se pri izvajanjih zgodi, da prihaja do komunikacijskih šumov, kot je npr. to, da financerju ni čisto jasno čemu in zakaj je nastal kakšen strošek. Tudi na drugi strani so ljudje, ki (tako kot vsi) ne vejo in ne razumejo vsega. V takih primerih napišite pojasnilo, pridobite dodatne ponudbe in utemeljite zakaj je bil ravno ta strošek bistven za vaš projekt. 

Karkoli se zgodi, tega ne jemljite osebno. So vam zavrnili zadnje tri zahtevke, zahtevajo od vas, da jim vrnete denar, trdijo da ste negospodarni?. Ne jemljite si k srcu. Se zgodi. Če ste napako res storili, jo priznajte in poravnajte stroške, če je niste, pojdite na sodišče. Tudi oni niso nezmotljivi. Vsekakor pa nič od tega ne pomeni, da delate zanič, da ne dosegate družbenega učinka ali da ne zadovoljujete pričakovanj udeležencev projekta. Skratka, nasmejte se, poizkusite narediti kar se najbolje da, drugače pa pač ne boste počrpali vseh sredstev. Še nihče jih ni …

Kaj pa vi? Kakšne so vaše izkušnje z vodenjem ali sodelovanjem pri ESS projektih?