NVO »na pamet« menedžment

Poletje.  Čas nogometa, volitev in močnih čustev. Čas dopustov in oddiha. No, za prostovoljce pa bo to tudi čas načrtovanj in snovanj programov za prihajajoče šolsko leto.

Kup plakatov, gora »post-it« listkov, dva didaktična kovčka, plato red bulla, tri kile piškotov, kava, kava in še malo kave ter nekaj hrane. Klasična vsebina prtljažnika, katerega sprednji del prevaža ekipo mladih na vikend načrtovanje za (__vstavi kar želiš___).  Da bo vikend popoln in bo proces gladko tekel, se na zadnjem sedežu med hladilno torbo in projektorjem stiska še trener. Skratka, idealen scenarij za odličen (____vstavi kar želiš ___) načrt. Ker ima naš zapisnikar malo dizajnerske žilice, je načrt tudi na papirju videti več kot super. Skratka, popolno. Vse dokler ne začnemo izvajati. Takrat se izkaže, da je v praksi vse drugače, da pol stvari ne dela, da smo izhajali iz napačnih predvidevanj … Vsako leto ista zgodba, ker vsako leto ponavljamo iste napake.

Bistvo načrtovanja ni proces, ampak načrt

Ali bolje napisano, delujoč, uporaben načrt. Vsaka organizacija, vsak projekt je unikat, ki ga vodijo edinstveni in od vseh ostalih vsaj malo drugačni posamezniki. Zato je nemogoče, da bi obstajal en, edini, ultimativni proces, kako priti do dobrega načrta. Po mojih izkušnjah mora vsaka skupina na novo izumiti svoj lasten proces načrtovanja in nato tudi tega zelo, zelo, zelo prilagajati potrebam vsakokratnega načrtovanja. Predvsem pa proces načrtovanja nikoli ni linearen. Torej proces načrtovanja nikoli ni takšen, kot je opisan v učbenikih, kjer najprej obkljukamo točko 1, nato se premaknemo k točki 2 in tako do zadnje točke n. V praksi (pogosto) začnemo pri točki n-x in nato glede na potrebe skačemo po različnih točkah, pri čemer se na kakšni ustavimo tudi po petkrat, nekatere pa popolnoma izpustimo.  Nič ni narobe, če si preberete kaj teorije in kaj od prebranega tudi implementirate v izvedbo. Svarim pred slepim linearnim sledenjem učbeniškim točkam in razmišljanju, da bo zgolj uporaba pravilnega procesa kar sama po sebi prinesla dober rezultat. Žal (ponavadi) to ne bo tako.

V gozdarski koči sredi Pohorja ni novih dejstev o naši organizaciji

Načrtovalni proces je dober, če smo med njim spoznali nekaj novih dejstev, uvidov o naši organizaciji, projektu, uporabnikih itd. Ta nova spoznanja morajo predstavljati dodano vrednost načrtu in končni izvedbi. Torej bodo zaradi novih »odkritij« naši novi strateški izzivi boljši od prejšnjih, projekt kakovostnejši od pretekle izvedbe ali konkurence. Brez novih spoznanj je načrtovanje sizifovo delo.  Začetni del načrtovanja je vedno nekakšen raziskovalni proces, v katerem pregledamo statistike, dobre prakse, konkurenco itd. Zelo pomembno pa je, da v raziskovalnem delu načrtovanja stopimo v stik z različnimi akterji, ki bodo v izvedbo vključeni (prostovoljci, uporabniki, druge organizacije), in od njih pridobimo določene uvide. Iteracija s temi deležniki je sicer zelo pomembna tudi v poznejših fazah. Najbrž je jasno, da vsega tega ni mogoče narediti v zgolj enem vikendu in najbrž je jasno tudi, da se je treba na intervjuje z deležniki odpraviti kam drugam kot v gozdarsko kočo sredi Pohorja. Skratka, vikend načrtovanja so čisto fajn, v kolikor so del daljšega načrtovalnega procesa in v kolikor smo pred vikendom naredili domačo nalogo in smo z novimi odkritji, uvidi in spoznanji tja že prišli.

Egodesiženmejkerji

Naj najprej kratko opišem, kaj imam v mislih. Egodesiženmejkerji so ponavadi prijazni, dobronamerni ljudje. Kljub temu pa so tudi (nenamerno) smrt za organizacijo in strup za projekt. Egodesiženmejkerji izhajajo iz tega, da so zgolj njihove izkušnje in znanje dovolj za dober načrt. Statistik in uvidov ne jemljejo resno. Njihova »analiza stanja« je zgolj nekaj na plakat napisanih (osebnih) videnj določene situacije. Med načrtovalnim procesom se niso pripravljeni ničesar novega naučiti. Pogosto na načrtovanje že pridejo z agendo, kaj naj bi bil končni rezultat. V debati egodesiženmejkerji ne izboljšujejo argumentov, ampak povzdigujejo glas. Na konkretne argumente odgovarjajo z neargumenti v stilu »na to se bolj spoznam kot ti; ti nimaš pojma; jaz sem starejši in zato imam prav …«. Egodesiženmejkerji so smrt za dober načrt  in na načrtovanju nimajo kaj iskati. Najboljši način zatiranja te trdovratne sorte je, da ubijemo egodesiženmejkerja v sebi.

Nič ni sveto

Vsaka aktivnost, vsak poudarek, vsak najmanjši delček načrta mora imeti smisel. Mora nekaj doprinesti h končnemu rezultatu. Pa ne zgolj nekaj, ampak nekaj konkretnega, drugače nima smisla.  Načrtovanje je prostor, kjer ni »nič sveto«. Kjer lahko padejo aktivnosti ali strukture, ki so že stoletja del organizacije (seveda pod pogojem, da so izgubile svoj namen). Ekipa, ki načrtuje, mora imeti mandat, da načrtuje resne spremembe. Mandat, da se stvari loti tudi drugače, kot je bilo to do sedaj v organizaciji v navadi. Za resne spremembe sicer ni dovolj samo mandat, potrebni so tudi pogum, razum in vsaj nekaj blagoslova.

Metrike. Metrike? Metrike!!!

Še ena, morda celo največja napaka na pamet menedžmenta. Dober načrt ima jasne, konkretne in merljive kazalnike. To v praksi pomeni, da bomo med izvedbo lažje spremljali napredek, ker bomo vedeli, kako se premikamo, lažje bomo pridobivali sponzorje, donatorje in podpornike, ker jim bomo lahko konkretno pokazali, kaj pravzaprav delamo, in na koncu bomo lahko bolje ocenili, kako uspešni smo bili. Vsak cilj mora imeti nekaj različnih metrik, s katerimi merimo njegovo uspešnost. Pogost (ne)argument, ki se s tem v zvezi pojavlja, je, da vsega pač ni mogoče meriti. Na primer, kako bi lahko izmerili duhovno napredovanje animatorjev na oratoriju. Duhovno rast je najbrž res nemogoče izmeriti, morda pa lahko med sabo primerjamo samooceno animatorjev pred oratorijem in po njem in iztega kaj potegnemo ali pa z njimi izvajamo poglobljene pogovore in pridobimo določene uvide. Metrike moramo torej vedno postaviti vnaprej. Prilagoditi jih moramo tako, da v kar največji možni meri zasledujejo spremembo, ki jo želimo doseči. Zelo pomembno je, da merila za uspešnost postavimo pred izvajanjem aktivnosti.

Tako kot ne obstaja popoln proces, tudi ne obstaja popoln načrt. Karkoli boste že naredili, bo pravzaprav serija hipotez, postavljenih na (bolj ali manj) realnem posnetku dejanskega stanja. Zato naj bo končni produkt načrtovanja nekakšen krovni dokument, h kateremu se boste med izvajanjem pogosto vračali in ga nadgrajevali z novimi spoznanji in uvidi. Vaš načrt bo tako vedno bolj realen in vaše aktivnosti vedno boljše.

 

Kolumna izraža stališča avtorja, ki niso nujno enaka s stališči Društva mladinski ceh.